申告書作成時には、社長等へのヒアリングを行います

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申告書作成前、作成後には社長等へのヒアリングをします

よく、
「書類だけあれば、間違いのない申告書は作れる」
と誤解されるのですが、実はそうではありません。

もちろん、申告書をただ作るだけでいいのであれば、
書類さえあれば、申告書を作ることはできます。

でも、それだけでは「間違いのない申告書」は作れません。

もう少し、正確に言うと。
書類があれば、その書類に従って申告書を作ることはできます。
でも、その書類に、誤りや漏れ、抜けがある場合には、
当然、申告書も誤ったものになってしまいます


そこで、申告書を正確に作るためには、
「書類に誤りや漏れ、抜け」がないことが最重要となるわけです。

ところが、書類だけしか見ていないと、
「その書類に誤りがない」のかどうか、あるいは、
その書類の他に「もっと」必要な書類がないのか、について、
確証を得ることができません。

その結果、申告書が本当に正しいものなのかどうか、
確証が得られないまま、となってしまうのです。

ですから、
(100%見抜くのは無理にしても)
書類に抜け・漏れがないのかを検証しようと努力するのが、
会計事務所の責務
だと思っています。


いずれにしても、間違いのない申告書を作るには、
会社の状況に詳しい人(零細企業であれば社長)に話を聞く事
が、
なによりも大切だと思っています。

なぜなら、
話を聞くことで、
書類を見ているだけでは発見できない間違い
(=書類そのものの間違いや、書類の抜け・漏れ)
に気付く手がかりが得られる
からです。

そこで、
私の事務所では、
正しい申告書を作るために、
申告書を作成する際には、状況が許す限り、
社長等に作業の序盤・終盤の2回に分けて、お話しをお伺いするようにしています。


作業序盤のヒアリングは「問題点把握」のために行います。

作業に着手し始める時に、
作業上、気をつけるべきことや、変わったことがないかを判断するために、
お話をお伺いいたします。

お医者さんに行くと、最初に「問診」を受けると思いますが、
それと発想は一緒です。

税務調査時に問題になりそうな事項の大半は、
この段階で把握することができます

実は、このページの後段で書きますが、
作業序盤のヒアリングは、「税務調査」の予行演習にもなっているのです。

作業終盤のヒアリングは「重要なもれがないか」把握するために行います。

弊社の作業がある程度進んだ後に、
作成された申告書の原案が、
社長の実感に合うかどうかを確認するため、お話をお伺いします。

申告書が、社長の実感と大きく違う場合には、
たいてい、申告書や帳簿に誤りがあるので
その原因を探っていきます。

実際のところ、
社長の感覚と帳簿のずれの原因を探ると、
書類のもれが原因だった、、、というケースは非常に多く、

何百万円もの経費計上もれが見つかった事例も、ざらにあります。

ところで、
ここで書いたような、
質問により、問題点を把握し・重要なもれがないか把握する工程は、
熟練した職人の技が要求されます

そこで、
この作業だけは、必ず、所長である私が担当しています

明確にデータを取ったわけではないので、あくまで想像なのですが、
公認会計士で監査業務を経験している人は、
上で書いた「質問により問題点をあぶり出す」手法に慣れている一方、
税理士や会計事務所職員等、小規模な会社しか処理したことがない人は、
こういう手法に慣れていないのではないかと想像しています。

なぜかというと、
公認会計士が監査業務を行うような大規模企業の場合、
書類が多すぎて、全ての資料を見ることが物理的に不可能なので、
決算の正確性を検証するために、
どうしても、「質問」に頼らざるを得なくなるからです。
結果、公認会計士は「質問」の技法に磨きがかかります

一報で、小規模企業を中心に活動している人の場合、
「書類を見ようと思えば、全部見られるような規模」の会社が多く、
質問をしなくても、書類を全部見れば、
表面上どうにかなってしまうように見えるケースも多い
のです。
でも、そのせいで、逆に、
質問技法を磨こうと思わない人が多いのではないか、、、と思います。

さて、先ほど書いたとおり、
社長等への質問は私自身で行うのですが、
正直な話、
私自身が時間を取って、質問をしていると、
なかなか作業効率は上がりません。

その結果、どうしても、毎月の関与できる件数は限られてきてしまいます。

ただ、
「社長に直接質問をする」プロセスは、
正しい申告書を作成するためには、
避けては通れない業務だと思っている
ため、
敢えて、効率性を無視して、実施させて頂いています。


逆に、あくまで想像ですが、
格安料金で、決算業務を受託している会計事務所の多くは、
作業件数を稼ぐために、このプロセスを省略しているのではないか、
と思っています。

実際、
格安料金の会計事務所のホームページで、
「作業の流れ」が書かれているページを見て頂ければわかりますが、
序盤・終盤にヒアリングを行うと明記している事務所は、
ほとんどないと思います。

必要性を感じていないのか、敢えて行っていないのかは不明ですが。

でも、
この質問のプロセスを省いてしまうと、
「木を見て森を見ず」の状況になり、
「大間違い」が発生しやすいのです。

ですから、
私は、できる限り、時間を取って、社長にお話をお伺いできる体制を作るようにしています。

社長にも、お時間を頂くことになると思いますが、
その点は、事前にご了解ください。


なお、お互いの都合で、
実際にお会いする時間が取れない、という場合は、
直接お会いしてのお話は省略させて頂く場合もあり得ます。

でも、その場合でも、
電話・メール等で代替させて頂くことにより、
できるだけ、お話をお伺いする機会を設けさせて頂いています。


ところで、この「社長に質問をする」ということ。

実は、税務調査の予行演習にもなっているのです。

そのことを説明するために、
最初に、「税務調査で重視する調査方法とは何か?」
について書いていこうと思います。

税務調査で重視する調査手法とは?

さて、仮に、あなたが税務調査を受ける、となった場合。

税務調査官が申告の間違いを見つけるために、
どのようなことを行うか、ご存じでしょうか?

「そんなの、帳簿とか領収書とをひたすら突き合わせて、
 間違えている箇所を探すに決まってる!」

と思われるかもしれません。


もちろん、
そういう突き合わせの作業も行うのですが、
そんなことよりも、もっと重要な調査手法があります。


冒頭から、散々書いてきていますので、
もう、おわかりの方も多いと思いますが、

税務調査で、
最も重要な調査手法は、「社長に話を聞く事」です。

なぜ、社長に話しを聞くことが重要か、というと、
社長に話を聞くことで、
その回答から、「あるべき帳簿」の姿を導き出すことができるからです。

そして、
その「あるべき帳簿」と「実際の帳簿」との間に
矛盾点がないかを探すことで

短時間で、あっさりと、
帳簿の誤りを見抜くことができるのです。

税務調査時のやりとり例

以下は、(一部改変していますが)実際にあった事例です。

調査官: 「この1年で赤字受注をしたことはありますか?」
社長: 「赤字受注はしていません。」

赤字受注がない、ということは、案件毎に粗利がプラスになっていないといけません。

ということは、
1年通しで見ると粗利は黒字でないといけませんし、
1ヶ月単位で見ても、毎月の粗利は黒字でないといけません。

ところが、この会社、粗利が赤字の月が「何ヶ月か」あったのです。


調査官: 「(帳簿を見ながら)なぜ、3月の粗利は赤字なのですか?」
社長: 「・・・」
  「すみませんm(_ _)m。売上を計上していませんでした。」
調査官: 「そうですか。では、どの売上が漏れていたか教えてください。」

これだけの会話で、追徴課税決定です。
所要時間にして数分です。


書類の突き合わせだけで、この事実をつかもうと思うと、
結構、時間がかかってしまいますが (気付かない場合さえもあり得ます)、
社長への質問なら、一瞬でケリが付いてしまいます。


普通、税務調査というと、
帳簿とひたすら睨めっこして間違いを見つける、、、
というイメージがあると思うのですが、
書類のチェックよりも、社長に話を聞くことがとにかく重要なのです


弊社の決算作業は、税務調査の予行演習にもなります

ここから、また、話を戻して、弊社の話になります。

このページの冒頭で、
あなたの会社の決算を、弊社で受託した際には、
社長等へのヒアリングをさせて頂くことを、ご説明しました。

実は、
そのヒアリング手法は、
先ほどの、税務調査の時に行う手法と全く同じなのです。

ですから、
私の事務所で決算作業を受託させて頂くと、
決算作業を行うと同時に
「税務調査の予行演習」も兼ねていることにもなるのです。


その結果、

  • 決算書の金額の動きに「説明不能な」不自然さがなくなるため、
    調査対象に選定されにくくなる
  • 税務調査官が気にしそうなところを、
    決算作業時点で把握し、あらかじめ対応しているため、
    税務調査に入られても多額の追徴を受けにくくなる

ことになります。


一般の方からは、わかりにくいところなのですが、

  • 書類だけを見て決算を組む会計事務所
  • 社長等のヒアリングをして、決算の妥当性を判断しながら作業をする会計事務所

では、
上記のようなところで、
できあがった決算書の「質」が、大きく違うケースも出てきてしまいます。


特に、あなたの会社の書類の整備状況が悪い場合には、
その差は顕著に出てきます。

なぜなら、
書類だけを見ているだけでは、書類の不備・もれに、気付けないケースが多いからです。

間違えた書類から作った申告書は、当然誤った申告書になります。


ですから、
完璧な書類を出す自信がなければないほど、
書類しか見ないような会計事務所を選ぶのは避けたほうが無難だと思います。

むしろ、
安心して、申告業務を任せられるような、
きちんと手間暇をかけてくれる会計事務所を選ぶことをおすすめします。

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価値観が違う会計事務所は最悪ですよ

会計事務所と社長の価値観が一致するか?
というのは、非常に重要です。

なぜなら、会計事務所と社長とで価値観が異なると、
会計事務所のサービスやアドバイスに納得できずに
非常にイライラする
ことになるからです。


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