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現金シートに入力すべき取引とは？
現金１～現金３シートは、
「会社の現金」の入出金を入力するためのシートです。
気をつけて頂きたいのが、
現金で払っているもの全てを、
このシートに記録する、というわけではないことです。
会社の現金として独立して管理をしていて、
個人のお金とは「分けて」管理をしているものの
入出金取引だけを、この現金シートに記入していってください。
具体的には、
- 店舗がある場合の、レジ現金（釣り銭や売上金）
- 経費精算用に準備している（いわゆる）小口現金
などについては、
このシートを使って記入をしていってください。
逆に、社長自身の手持ち現金で払っている場合は、
このシートではなく、「立替精算」用のシートに、記入をお願いいたします。
同じシートに入力すべき取引、別シートに入力すべき取引
現金シートは現金１～現金３まで、３つ準備していますが、
現金の残高を把握できる単位ごとに、
１つのシートを使って入力をしていってください。
例えば、
- 本社の金庫に入っている現金を、１つのシートに入力
- 店舗のレジに入っている現金を、１つのシートに入力
という感じです。
「現金残高を把握できる単位ごと」に、
シートを分ける、というのは、大変重要です。
なぜなら、
入力が終わった後には、
実際の現金残高と、エクセルに入力した結果の残高が
一致しているか確認をして頂くからです。
例えば、
エクセル上、残高が120,000円と計算されたが、
本当に、実際の現金が120,000円あるのか？
確認をして頂くことになります。
そのため、
現金の残高を把握できる「単位」ごとに、
１つのシートを使って入力をしていってください。
例えば、
本社が店舗も兼ねていて、金庫にもレジにも現金があるといった場合、
金庫とレジとで、シートを分けて入力して頂くほうが、
後で実際の現金残高と照合をしやすいと思いますので、
シートを分けて入力して頂くのがおすすめです。
それでは、以下、具体的な入力方法を説明していきます。
現金入出金の入力方法
- １．期首残高を入力する
最初に、
期首時点（＝前期末時点）での現金残高を、
期首時点残高欄「J18セル」に入力してください。
例１：通常の場合
前年度末の現金残高を入力してください。
たとえば、
処理対象の年度が、
2014年4月1日～2015年3月31日までの場合には、2014年3月31日の業務終了時点の現金残高を
「J18セル」に入力してください
例２：当期中に新規に、現金の管理場所を増やした場合
「J18セル」には「０」を入力してください。
例えば、
- 当期中に、新規に店舗を開いた
- 当期中に、新規に経費支払用の現金を準備して、使い始めた
といったような場合であっても、
期首残高は「０」と入力をしてください。
- ２．期中の入出金を入力する
次に、エクセルシートの19行目以降の入出金を入力していきます。
処理対象の事業年度中の「全て」の現金入出金を入力していきます。
処理対象年度が、2014年4月1日～2015年3月31日までの場合には
その間の「全ての取引」を入力していってください。
基本的な考え方は次の通りです。
- １つの取引（あるいは１つの領収書）
→エクセルの１行を使って入力します。 - 会社の預金口座から現金を補充した、
あるいは、
社長のお金で、現金を補充した、
というような場合には、
「入金」欄に記入をしてください。
※「現金シート」の入力方法からは少し離れますが、
会社の預金口座から現金を補充した場合には、
預金（よきん）シートの「出金」欄にも
同額の入力をしてください。 - 上記の入力後、
適当なタイミング（１日１回、あるいは１ヶ月に１回）で、
実際にある現金現物を数えてください。
そして、
実際の現金が、
エクセルの残高欄と一致しているかどうか、
ご確認をお願いいたします。
一致していない場合には、
何らかの入力ミスがあるはずですので、
入力内容を再確認してください。 - 勘定科目がわからない場合は、
無理に入れて頂く必要はありませんので、
空欄にしておいてください。
- １つの取引（あるいは１つの領収書）
- 入力の仕方
- ダウンロード
私のお客様にインタビューをして、ありのままの意見をお寄せ頂きました。
まずは、ご覧ください！
